Factura Electrónica en Línea -FEL-
Definiciones
Antes de empezar, le pueden ayudar estas definiciones:
- DTE Documento Tributario Electrónico, por ejemplo Facturas, Recibos, Notas de Crédito
- FEL Factura Electrónica, un tipo de DTE
- SAT Superintendencia de Administración Tributaria
- Certificador Intermediario entre la SAT y nosotros que nos provee el servicio de certificación de DTEs
- Certificación Proceso en el cual la SAT o un certificador registran en sus sistemas un DTE
¿Qué es?
La facturación electrónica es una obligación que tenemos los empresarios ante la SAT. Cuando usábamos talonarios de facturas de papel, impresos por una imprenta autorizada por la SAT, declarábamos cada mes las facturas emitidas y guardábamos las copias en un archivo por 5 años. Ahora, con la facturación electrónica, cada vez que emitimos una factura, la SAT la registra en sus sistemas. La impresión en papel es solamente una copia, la verdadera factura, es decir, la original, es un registro digital en el sistema de la SAT.
¿Cómo funciona?
La SAT nos ofrece la opción gratuita de emitir un DTE desde su portal en internet, lo cual tiene varias desventajas:
- Hay que escribir el detalle de la factura línea por línea en cada factura, lo cual vuelve lenta la emisión, especialmente en las facturas con varios ítems.
- No hay reportes detallados sobre nuestra facturación, más allá de los totales por cliente y fecha.
- El formato de impresión de la factura es tamaño carta y no es personalizable.
- En caso de surgir un problema técnico, la SAT no ofrece ningún soporte.
Debido a estas desventajas, como empresarios, lo más recomendable es contratar a un certificador para emitir nuestras FEL desde un sistema contable/administrativo o ERP. Una vez que hemos contratado los servicios del certificador, estos son los pasos para cada factura emitida:
- Enviamos la factura con todos sus detalles al certificador.
- El certificador la firma y la envía a la SAT para su registro.
- SAT confirma el registro de la factura certificada.
- El certificador nos envía la factura certificada.
Todos estos pasos se llevan a cabo a través de internet, por lo que es necesario estar conectados al momento de facturar.
Costos
Con la facturación en papel, nuestros costos se limitaban a la autorización e impresión de talonarios, así como al archivo de las copias de las facturas emitidas. Sin embargo, con la modalidad de facturación electrónica, los costos para cumplir con nuestras obligaciones ante la SAT han aumentado.
Para poder emitir una factura electrónica, necesitamos una computadora o un smartphone con conexión a internet. Además, debemos pagar por las certificaciones a un certificador, cuyos precios varían según la cantidad de facturas que emitamos. Si emitimos pocas facturas al mes, podemos adquirir una bolsa anual. Por otro lado, si emitimos un mayor volumen de facturas, podemos optar por un pago mensual basado en nuestro consumo. Los costos por certificación se manejan en diferentes niveles según la modalidad (anual o mensual) y la cantidad de facturas. A modo de ejemplo, podemos mencionar precios desde Q. 1.90 por documento para una bolsa anual de 1,000 facturas, y Q. 0.20 para un consumo de 1,000 facturas mensuales. Estos precios son negociables con el proveedor.
Los costos que se eliminan, en comparación con las facturas en papel, son los relacionados con archivar y enviar las copias de las facturas a nuestro contador cada mes. Con la facturación electrónica, la SAT registra cada factura emitida, por lo que ellos ya tienen un archivo de nuestras facturas. Además, en lugar de enviar los documentos físicos a nuestro contador, ahora podemos brindarles acceso al portal de la SAT para que puedan descargarlas.
Un costo adicional, que puede pasar desapercibido pero es importante tener en cuenta, es el del soporte técnico. Este costo surge debido a la necesidad de contar con una infraestructura tecnológica adecuada. Como hemos mencionado anteriormente, el proceso de facturación electrónica involucra a varias partes:
- Nuestra computadora.
- Nuestro sistema contable/administrativo o ERP.
- El proveedor de internet.
- El certificador.
- La SAT.
La consecuencia de esta complejidad es que existen varios puntos en los cuales pueden surgir problemas al emitir una factura electrónica. Mientras que con las facturas en papel podíamos hacerlas manualmente, con la facturación electrónica necesitamos que todas las partes funcionen correctamente para poder emitir cada factura. En caso de algún inconveniente, necesitamos del soporte técnico para identificar la causa del problema y encontrar una solución. ¿A quién debemos llamar primero? ¿Al proveedor de internet, al certificador o al proveedor de la computadora? Todo esto mientras nuestro cliente espera su factura.
¿Por qué usar un sistema contable/administrativo o ERP para emitir las facturas electrónicas?
Los certificadores ofrecen en sus plataformas opciones más avanzadas que las que ofrece la SAT, como la personalización de los formatos de las facturas y la generación automática de facturas a partir de un archivo de Excel, lo que evita la operación manual. El acceso a estas plataformas está incluido en el precio que pagamos por las certificaciones. Estas funciones son suficientes durante la etapa de emprendimiento.
Si decidimos utilizar la plataforma del certificador para emitir nuestros DTEs, debemos evaluarlos no solo como certificadores, sino también como proveedores de software.
A la hora de elegir un certificador, los criterios que debemos tener en cuenta son:
- Precio por DTE.
- Velocidad de respuesta en la certificación.
- Tasas de error en la certificación por cada 1,000 documentos.
- Horarios de atención del soporte técnico en días hábiles y días de descanso.
En cuanto a la elección de un proveedor de software contable/administrativo o ERP, los criterios a considerar son:
- Compra de licencia o renta mensual.
- Modelo de precios: por empresa, por usuario, por funciones, etc.
- Si es un proveedor local o extranjero, considerando el idioma, el horario y los casos específicos de soporte técnico.
- Si es un distribuidor o desarrollador, lo cual es importante para la respuesta y velocidad de corrección de errores, así como para adquirir personalizaciones.
- Ubicación y propiedad del servidor donde se instalará nuestro sistema.
- Política de privacidad y seguridad de nuestra información, incluyendo respaldos automáticos, manejo de contraseñas y acceso de terceros a nuestros datos.
- Disponibilidad de módulos y funcionalidades suficientes y adecuadas para nuestros procesos.
- Garantías en cuanto a defectos del software, incluyendo velocidad de respuesta y exclusiones.
- Claridad en los horarios de atención, precios y alcance del soporte técnico ofrecido.
Estos criterios nos ayudarán a tomar una decisión informada al seleccionar tanto el certificador como el proveedor de software que mejor se ajusten a nuestras necesidades.
Le pueden interesar otras secciones:
Tipos de software contable/administrativo o ERP y sus ventajas